レジデンス総合管理

業務一覧

運営管理業務

• 出納業務
• 会計業務
• 運営業務
• 緊急事故対応

設備点検業務

清掃業務

緊急体制

管理組合の資金管理

管理員派遣業務

• 清掃業務
• 応対業務
• 巡回業務
• 立会業務
• 事故処理
• 事務代行
• 報告業務
• （例）管理員住み込み方式

出納業務

管理費等の収納及び保管

• 組合員の1ケ月当たりの管理費等の負担額の一覧表を、提出します。
• 毎月の管理費等の支払方法については、各組合員が組合指定銀行のいずれかの支店（国内のみ）に自己名義の口座を設け、その口座から、口座振替により毎月指定日までに当月分の管理費等を組合に支払う方法で行います。（請求書、領収書は発行しません。）
• 銀行からの入金通知に基づき、コンピュータにて個人別収納記録を作成します。
• 管理費等の余裕資金については、管理組合の指示がある場合は、定期預金、貸付信託、貸付債券等に運用をはかります。

諸費用の支払い

• 公共料金、エレベーター保守料等、毎月定期的に支払います。
• 支払は文書にて理事長の指示（支払指示書）又は、承認にもとづき振込みにより支払いを行います。
• 支払日は原則として1ヶ月1回一定日（毎月10日締め、当月20日払い）とします。（小口支払以外は現金による支払は行いません。）

帳簿等の管理

• 管理組合の会計帳簿、請求書、領収書等帳票類を、整理、保管します。

未収納金の徴収

• 管理費等の未納者に対し、督促状や電話及び訪問により、その支払いの督促を行います。
• 4ヶ月以上の未納者に対しては、理事長と協議の上、理事長名による内容証明郵便等により督促を行います。

管理組合の預金通帳類・銀行取引印の保管

• 組合名義の普通預金通帳・損害保険証書（積立型を除く）等を保管します。
• 銀行取引印は管理組合にて保管頂きます。

会計業務

管理組合収支予算案の素案作成

• 当該事業年度の収支予算案の素案を作成し、理事会に提出します。

管理組合決算案の素案作成

• 当該事業年度の終了後2ヶ月以内に決算案の素案を作成し、理事会に提出します。

管理組合収支の報告

• 管理組合の月次収支状況報告を作成し、毎月15日までに理事会に提出します。
• 管理費等未収状況表を毎月15日までに、理事会に提出します。

運営業務

設備の保守点検補修工事等の外注に関する業務の補助

• 設備の点検・保守・修理・清掃、建物の補修工事等（大規模修繕又は火災等の事故の修復を除く）を外注により業者に行わせる場合に、理事長の指示又は承認にもとづき発注しその履行確認を行います。

防火管理業務の補助

• 消防法により管理組合が行わなければならない防火管理業務の補助を行います。

施設運営の補助

• 駐車場、駐輪場の運営の補助をおこないます。（申込・解約受付・駐車場契約書の作成駐輪場集金、台帳作成）

損害保険契約務及び保険金請求事務の代行

• 共用部分の火災保険、施設賠償責任保険、地震保険並びに専有部分の個人賠償責任保険の契約に関する事務の代行及び保険金請求に関する事務の代行を行います。（損害保険に関する代理店はレジデンス・ビルディング　マネジメント株式会社）

総会、理事会運営の補助

• 管理組合の総会及び理事会の開催に際し、必要な資料の作成、案内の通知、会場の準備等組合の総会及び理事会の運営の補助を行います。

通知事項の伝達

• 理事長の指示にもとづき、組合員又は居住者に対し、管理組合又は公的機関からの通知事項の伝達を行います。

官公庁等との折衝の補助

• 委託業務を遂行する上で必要がある場合は、理事長の指示により関係機関（消防署、水道局官公庁、町内会等）との折衝等の補助を行います。
• 組合員等の個人的な諸問題（近隣建物の建設問題、隣戸の騒音ほか）には関与しません。

その他理事会の業務の補助

• 工事届けの書類審査の補助を行います。
• 利害関係者への規約・使用細則の閲覧・交付、積立金・滞納金残高の告知を行います。
• 保険請求の際の見積を取得します。

緊急事故対応

緊急連絡体制

• 土曜午後、日曜、祝日、年末年始（１２月３０日～１月３日）の休日、及び平日の深夜等において、管理員が不在の時は、Ｒ・Ｂ・Ｍ緊急センターにて緊急連絡を受ける体制をとっています。

緊急事故出動

• 応急処置（工事）及び復旧諸工事は、理事長へ直ちに報告し、協議の上処置（有料）します。
• 緊急の場合は、先行して処置し、事後に報告承認を得ます。
• 原因の調査、究明を行う場合、補助します。
• 関係官公署との連絡、折衝を行います。

給水設備、消火設備の点検並びに修理提案

給水設備については受水槽、高架水槽、揚水ポンプを毎月１回の目視及び測定器による点検を行います。

消火設備については、消火栓ポンプを毎月１回の目視及び測定器による点検を行います。

警報装置（満減水、揚水ポンプ、消火栓ポンプ）、ブレーカーの作動状況を毎月１回の目視及び測定器による点検を行います。

点検の結果を毎月理事会に報告し、修理を要する場合には、理事会に報告、修理提案を行います。

清掃業務

「清掃業務仕様書」に基づいて清掃を行い、常に清潔な状態を保持します。

ポリバケツ置場（ゴミ処理場）でのゴミの分別整理、ポリバケツ洗浄、新聞・雑誌等の整理を行います。

応対業務

外来者、居住者との応対、電話の応答を行います。

共用部分に懸る鍵の保管並びに管理用備品の管理を行います。

専有室の鍵、自動車の鍵は、原則として預かりません。

巡回業務

建物，諸設備及び諸施設の外観点検を行います。

共用部分の施錠の点検確認を行います。

照明の管球類の点検、取替を行います。

諸設備（エレベーター、ポンプ類、換気扇等）の運転音チェック，作動状況の外観点検を行います。

各種警報装置（満減水警報、非常警報、エレベーター、インターホン等）の外観点検を行います。

降雨時（特に梅雨、台風時）の共用部分排水口点検を行います。

強風時の建物内外の点検を行います。

雪かきを行います。

立会業務

エレベーター、給水設備、消防設備等の定期点検の立会いを行います。

貯水槽、配水管、排水枡等、設備清掃の立会いを行います。

共用部分の補修工事の際の立会いを行います。

ゴミ収集の際の立会いを行います。

植木剪定の立会いを行います。

事故処理

各種警報装置（満減水、非常、エレベーター）作動時の対応を行います。

共用部分、専有室内に拘わらず緊急事故発生（火災、ガス洩れ、水漏れ、その他）の場合管理員に可能な範囲の応急処置、事故原因の調査、関係先への連絡、業者の手配等を行います。

事務代行

「管理（組合）規約」、「館内使用細則」の遵守事項徹底のための注意書その他各種書類の配布、掲示を行います。

「入居退去報告」の提出を行います。

「名義変更届」「預金口座振替申込書」の受理、報告を行います。

「賃貸届」及び「念書」の受理、報告を行います。

「事務所使用承認願」、「事務所中止届」の受理、報告を行います。

「工事届」の受理・報告を行います。

駐車場、自転車置場、バイク置場の使用又は、解約手続き書類の受理、報告、台帳作成、抽選の補助を行います。

理事会、総会の開催案内の掲示、配布及び総会議事録の配布を行います。

町会、警察署、消防署、保健所等、官公署員との連絡、応対を行います。

管理費等未収納金督促業務の補助を行います。

新入居者に対する説明（ゴミ処理、廊下・バルコニー・屋上物干し場の使用方法、管理費等の支払い方法、駐車場・自転車置場・バイク置場の料金、使用方法等）

防火管理業務の補助を行います。

共用備品、消耗品等購入品の受け取り・保管、報告を行います。

報告業務

毎月「○月度管理報告」（通称「月報」）を作成の上、管理本部にて確認し、理事会に提出します。

事故発生の際、「事故発生報告」を行います。

随時、理事長に報告、又は、理事会に出席して報告します。

（例）管理員住み込み方式（参考）

管理員の勤務体系：
平日　午前８時から午後５時まで（休憩原則正午から午後２時まで）
土曜　午前８時から午後１時まで
但し、緊急事態が発生した場合、その他やむを得ない場合、当該時間外に適宜執務することもあります。

管理員の休日：日曜・祝日・年末年始（１２月３０日より１月３日まで）及び管理組合が承認した日。

管理員の執務場所は管理員室又は、建物及び敷地内です。
但し、官公庁への届出、管理本部会議出席、その他業務性を有することを遂行する場合には、原則として理事長に届出の上、上記勤務場所を離れることがあります。

共用部分の清掃業務

管理員及び清掃員が別途清掃業務仕様書に従い日常清掃を行い、常に清潔保持します。

日常清掃に加え定期清掃を行い、常に清潔保持します。

緊急連絡体制

土曜午後、日曜、祝日、年末年始（12月30日～1月3日）の休日、及び平日の深夜等において、管理員が不在の時は、R・B・M緊急センターにて緊急連絡を受ける体制をとっています。

緊急事故出動

事故状況、緊急度、規模の大小等により事故の内容を判断し必要に応じて次の措置をとります。
（Ａ）応急処置の指示
（Ｂ）関係専門会社への連絡、協議、出動の要請
（Ｃ）本部担当者の出動

理事長に対し、事故報告を速やかに行います。

緊急事故の処理

応急処置（工事）及び復旧諸工事は、理事長へ直ちに報告し、協議の上処置（有料）します。

緊急の場合は、先行して処置し、事後に報告承認を得ます。

原因の調査、究明を行う場合、補助します。

関係官公署との連絡、折衝を行います。

管理費等保証制度

この保証制度は、万一、管理会社の倒産等により管理組合が金銭的被害を被った場合、管理費等の１ヶ月相当額分を限度に保証機構が管理組合に保証を行います。

保証機構が管理業務が継続的に行われるよう、新しい管理会社の紹介や斡旋等の支援措置を行うものです。

当社は、（社）高層住宅監理業協会が平成８年１０月に創設した「管理費等保証制度」に加入しています。

保証機構への、参加には以下の資格が必要とされており、当社は条件を満たしております。
(参加資格）
１．高層住宅管理業協会の会員であり、国土交通省の登録業者である。
２．安定した経営を継続的に行っていること。
３．協会が定める収納保管業務処理基準を遵守すること。